5 Cara Mudah Memahami Tantangan Implementasi CRM

Software CRM (Customer Relationship Management) telah menjadi alat penting bagi banyak bisnis untuk meningkatkan hubungan dengan pelanggan, mendorong pertumbuhan bisnis, dan menaikkan penjualan.

Namun, implementasi CRM tidak selalu berjalan lancar. Banyak bisnis menghadapi berbagai tantangan, seperti:

tingginya biaya yang perlu dikeluarkan, termasuk biaya tambahan untuk implementasi, pelatihan, dan pemeliharaan;
rumitnya pengelolaan data, terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak data pelanggan yang tersebar di berbagai sistem;
karyawan yang tidak terbiasa dengan pemanfaatan teknologi sehingga terkendala dalam menggunakan crm.

Dikutip dari OMI, sekitar 91% perusahaan–dengan jumlah karyawan lebih dari 10 orang–telah menggunakan CRM. Namun, setengah dari perusahaan tersebut mengaku mengalami kesulitan tertentu dalam menggunakan CRM mereka.

Tantangan-tantangan ini dapat membuat implementasi CRM gagal, yang tentunya berakibat pada kerugian bagi bisnis. Di sinilah pentingnya memahami dan mengatasi tantangan-tantangan ini sebelum pengaplikasian CRM pada bisnis.

Di sini kami akan membahas 5 cara mudah untuk memahami tantangan implementasi CRM pada perusahaan, dilengkapi dengan langkah-langkah yang dapat kamu terapkan untuk membantu bisnis kamu mengatasi kesulitan tersebut.

5 Cara Memahami Tantangan dalam Menerapkan CRM

1. Tidak Adanya Tujuan yang Jelas

Lebih dari 50% implementasi CRM gagal akibat kurangnya kejelasan tujuan. Banyak perusahaan hanya memiliki rencana singkat untuk ekspansi dan pertumbuhan di masa depan, tanpa memahami dengan jelas alasan mendasar mengapa perusahaan mereka memerlukan CRM.

Tujuan CRM harus ditentukan secara terukur dan spesifik, misalnya dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan.

Berapa banyak transaksi yang akan ditangani CRM?
Tingkat keamanan data seperti apa yang diperlukan?
Bagaimana cara mengatasi kesenjangan antara kemampuan perusahaan dan fitur CRM?

Dengan tujuan yang terdefinisi dengan baik, kamu dapat:

mengukur apakah implementasi CRM kamu berhasil atau gagal;
menyamakan pemahaman seluruh karyawan perusahaan tentang tujuan pengaplikasian crm pada bisnis;
menentukan ekspektasi yang realistis terhadap apa yang dapat dicapai oleh crm.

Jika kamu gagal memahami dan menentukan tujuan CRM dengan jelas, akibatnya bisa fatal bagi kelancaran implementasi dan pemanfaatannya. Oleh karenanya, kamu perlu melakukan analisis kebutuhan yang mendalam dan menetapkan tujuan yang terukur dan spesifik sebelum memilih dan menerapkan CRM.

2. Memilih Program CRM yang Tepat

Ada banyak program CRM yang tersedia di pasaran, dengan berbagai fitur dan harga. Program yang tepat akan membantu kamu mencapai tujuan bisnis. Sebaliknya, kesalahan dalam memilih CRM dapat mengakibatkan konsekuensi fatal bagi bisnis, seperti pemborosan anggaran, inefisiensi operasional, hilangnya data pelanggan, penurunan produktivitas, keputusan bisnis yang keliru, dan reputasi buruk.

Oleh karena itu, penting untuk melakukan perencanaan yang matang, analisis kebutuhan yang mendetail, dan pemilihan CRM yang tepat agar terhindar dari dampak negatif tersebut dan memaksimalkan manfaat implementasi CRM pada perusahaan kamu. Perhatikan beberapa faktor penting berikut dalam memilih program CRM.

Apa yang bisnis kamu butuhkan? Apa yang ingin kamu capai dengan CRM? Proses bisnis apa yang ingin kamu tingkatkan? Fitur apa yang diperlukan?
Apakah fitur dan fungsionalitas CRM sesuai dengan model bisnis kamu, atau setidaknya bisa dimodifikasi agar sesuai?
Apakah program CRM dapat diintegrasikan dengan sistem operasional bisnis kamu?
Seberapa mudah sistem CRM digunakan?
Apakah staf perusahaan kamu bersedia dan memiliki keterampilan yang diperlukan untuk menggunakan program CRM yang kamu pilih?
Seberapa baik customer support yang ditawarkan oleh penyedia CRM?
Berapa anggaran perusahaan yang bersedia kamu keluarkan untuk pengaplikasian CRM pada bisnis?

3. Mengelola Integrasi

Perusahaan pada umumnya bergantung pada berbagai sistem untuk menjalankan bisnis mereka. Di sinilah program CRM berperan untuk menyatukan data dari berbagai sumber, termasuk WhatsApp, dan mengolahnya menjadi informasi yang bermanfaat.

Sebagai contoh, dengan WhatsApp CRM Integration, kamu dapat mengidentifikasi pelanggan yang paling menguntungkan berdasarkan interaksi mereka di WhatsApp. Hal ini memungkinkan kamu untuk meningkatkan fokus pada mereka guna meningkatkan penjualan.

Namun, mengubah data menjadi profitable melalui CRM bukan tanpa tantangan. Salah satu yang terbesar adalah integrasi data. Mengumpulkan data dari berbagai sistem, termasuk WhatsApp, dan menyatukannya dengan mulus bisa menjadi rumit dan memakan waktu.

Oleh karena itu, penting untuk memilih platform CRM yang tepat yang menawarkan integrasi WhatsApp yang mudah dan handal. Platform ini harus dapat menyinkronkan data WhatsApp secara real-time dan memberikan akses ke data pelanggan yang berharga.

Dengan platform CRM yang tepat, kamu dapat mengatasi tantangan integrasi data dan memanfaatkan kekuatan CRM untuk mengubah data menjadi profitable.

4. Waktu dan Biaya

Pengaplikasian CRM pada bisnis adalah langkah besar yang membawa perubahan menyeluruh pada cara kerja tim kamu. Hampir semua prosedur penting dalam perusahaan akan terpengaruh. Persiapkan diri untuk kemungkinan terganggunya aktivitas bisnis selama proses penerapan CRM berlangsung.

Proses persiapan dan implementasi CRM akan membutuhkan waktu dan biaya. Selain biaya lisensi atau berlangganan, kamu juga perlu mempertimbangkan biaya training karyawan, pembelian hardware tambahan, pemeliharaan, dan kemungkinan perekrutan staf baru untuk mengelola CRM. Sampaikan pada para karyawan akan adanya kemungkinan lembur, jika diperlukan.

Dengan persiapan matang dan perencanaan yang cermat, penerapan CRM dapat menjadi langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan hubungan pelanggan dalam organisasi Anda.

5. Kemampuan dan Kesediaan Karyawan

Tentu saja penting untuk memberikan training pada karyawan perusahaan kamu. Training ini bukan hanya untuk memastikan mereka dapat menggunakan program CRM dengan benar, tetapi juga untuk membangkitkan semangat mereka dalam mendukung perubahan ini. Membuat tim bersemangat untuk menggunakan sistem baru akan memperlancar proses transisi.

Namun, mempelajari cara kerja baru bisa membuat mereka frustasi, terutama di lingkungan kerja yang penuh tekanan. Oleh karena itu, buat para karyawan merasa terbantu dan siap menggunakan CRM dengan memberikan support dan pelatihan yang memadai.

Agar tim kamu antusias dalam menggunakan CRM, jelaskan dengan gamblang bagaimana sistem ini akan mempermudah pekerjaan mereka. Berikan contoh nyata bagaimana pengaplikasian CRM pada bisnis dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Pastikan semua pihak menyetujui rencana ini sebelum dieksekusi. Menyatukan visi akan membantu memastikan transisi yang mulus dan mengurangi penolakan.

Dengan komunikasi yang terbuka dan transparan, serta support yang memadai, kamu dapat mendorong para karyawan untuk mengakui manfaat implementasi CRM pada perusahaan dan mendukung perubahan ini dengan antusias.

Petimbangkan Implementasi CRM dengan Tepat

Memilih dan mengaplikasikan CRM yang tepat pada bisnis memang bukan hal mudah. Beragam rintangan dan tantangan dapat muncul, seperti menentukan tujuan, memilih penyedia CRM yang sesuai, dan memastikan pengguna memanfaatkan CRM secara optimal.

Namun, dengan pemahaman yang matang, persiapan yang menyeluruh, dan eksekusi yang terarah, implementasi CRM dapat diubah menjadi sebuah langkah strategis menuju kesuksesan bisnis.